Visión general

A lo largo de todo el proceso de distribución, es fundamental contar con un flujo de información oportuno y coherente para garantizar la eficacia en la ejecución de los programas y el cumplimiento de los diversos requisitos relativos a la presentación de información. Debe establecerse un sistema sólido de gestión de la información que vincule los registros de adquisiciones, los registros de entradas y salidas de almacenes, las solicitudes recibidas, los artículos distribuidos y el seguimiento de los efectos logrados.

Los gestores de programas deben asegurarse de que conocen los requisitos de presentación de información aplicables a los proyectos en cuyo marco se financian sus actividades. Dichos requisitos deben disponer plazos para la presentación de información, pero también —y esto es fundamental— deben exponer de forma detallada los indicadores que espera cumplir el donante. Los datos necesarios para satisfacer estos requisitos de presentación de información pueden estar bien cubiertos, por ejemplo, por la información contenida en el modelo de informe de distribución más abajo. Sin embargo, especialmente cuando los indicadores tienen que ver con percepciones (por ejemplo, “% de personas satisfechas con sus artículos”), puede ser necesaria la recopilación de datos específicos (a menudo mediante ejercicios de seguimiento y evaluación).

El Gestor de Programas y el Oficial de Gestión de la Información deben:

• Incluir el código de proyecto/WBS o, al menos, el nombre del donante en todos los conjuntos de datos e informes
• Diferenciar los datos por código de proyecto/WBS o, al menos, por nombre del donante en todas las herramientas de adquisiciones, logística, almacenamiento y seguimiento de la distribución

Fig.: Flujo de información de un programa de distribución

Informe de distribución

Al final de una jornada de distribución, el jefe del equipo de distribución debe redactar un informe de distribución, utilizando el modelo que figura a continuación, y compartirlo con el equipo dedicado a cuestiones de albergue/artículos no alimentarios indicando la siguiente información:

• Localización geográfica detallada y coordenadas de GPS
• Categorías y número de beneficiarios de la distribución, con datos desglosados por sexo y edad
• Número de beneficiarios que no se presentaron el día de la distribución (se requiere un seguimiento) 
• Tipos y cantidades de cada artículo distribuido
• Tipo y número de artículos perdidos/dañados
• Tipo y número de artículos devueltos al almacén (si los hay)
• Problemas (de seguridad, de calidad, quejas, etc.); antes de tomar una foto o grabar un video, debe solicitarse el consentimiento informado de la persona en cuestión. Consulte la Hoja informativa sobre el consentimiento informado. Retos, enseñanzas extraídas y recomendaciones para la próxima distribución
• Fotos de la distribución con leyendas

Los informes de distribución y la lista de firmas/huellas dactilares de los beneficiarios deben almacenarse conjuntamente durante el periodo acordado en cada acuerdo con el donante de cara a posibles inspecciones y auditorías.

Cuando los asociados en la implementación hayan distribuido los artículos no alimentarios, haga un seguimiento con la persona de enlace del asociado para recibir el informe de distribución, así como la lista completa de firmas/huellas dactilares de los beneficiarios, tan pronto como se haya completado la distribución dentro del plazo acordado (normalmente no más tarde de 2 semanas desde el día de la distribución).

Presentación de información con fines de coordinación - Información sobre las actividades y respuestas a las 4 preguntas clave (¿quién?, ¿qué?, ¿dónde? y ¿cuándo?)  de los grupos temáticos

Presente información sobre todas las actividades del programa de distribución al grupo temático sobre albergue/artículos no alimentarios o al grupo de trabajo pertinente (cuando el sistema de grupos temáticos no esté activo), utilizando la plantilla proporcionada y con la frecuencia necesaria. Siga las orientaciones del grupo temático sobre albergue en su oficina o póngase en contacto con el responsable del grupo temático encargado de la gestión de la información.

Posiblemente le convenga solicitar presentar la información a través de la “carga masiva” de datos, a saber, mediante un archivo CSV, en lugar de introducir las actividades individualmente a través de un formulario web.

Sistema integrado de gestión de la información

Cuando exista un sistema de gestión de la información activo para todos los sectores de la oficina, deberá intentar integrar en él la información sobre los artículos no alimentarios. Es posible que dicho sistema abarque solo información agregada a nivel de actividad (por ejemplo, para apoyar la presentación de informes a los donantes y con fines de coordinación).

Contactos

Para más información, póngase en contacto con la Unidad de Albergue y Asentamientos en Ginebra: ShelterSupport@iom.int.

También puede ponerse en contacto con el Grupo de Referencia en materia de Albergue de la OIM: ShelterReferenceGroup@iom.int.